행사 기획과 AI의 시너지: 2025년 이벤트 산업의 미래를 만나다
핵심 요약: 행사 기획의 미래를 정의하는 5가지 변화
- AI 기반 자동화: 챗봇, 일정 관리, 실시간 번역으로 반복 업무 70% 이상 감소
- 데이터 기반 개인화: 각 참가자의 선호도를 분석해 맞춤형 콘텐츠와 네트워킹 제안 제공
- 하이브리드 이벤트의 진화: VR/AR 라운지와 실시간 매치메이킹으로 온·오프라인 경계 해소
- 생성형 AI의 품질 향상: 콘텐츠, 이미지, 동영상을 자동으로 생성해 홍보 효율성 극대화
- 글로벌-한국 시장의 기회와 과제: 2025년 AI 마케팅 시장 419억 달러에서 2030년 2,200억 달러로 성장 예상
행사 기획의 새로운 시대: AI가 만드는 변화
상상해 보세요. 서울의 대형 컨퍼런스 현장. 3,000명의 참가자가 등록하는 순간, AI 시스템이 각자의 직무, 관심사, 이전 행사 참여 기록을 분석합니다. 그리고 누가 누구와 만나야 할지, 어떤 세션이 가장 유용할지를 자동으로 제안합니다. 참가자는 자신의 스마트폰 앱을 열기만 해도 "오전 10시에 마케팅 세션 추천, 오후 2시에 네트워킹 파트너 3명 소개" 같은 맞춤형 일정이 떠납니다.
이것이 현실입니다. 2025년 행사 기획의 핵심은 더 이상 "모두를 위한 일반적인 경험"이 아닙니다. 이제는 "각 개인을 위한 고유한 경험"을 만드는 것입니다.
자동화가 만드는 시간의 여유
기존 행사 기획 팀의 하루를 떠올려 봅시다. 오전에는 참가자 등록 확인, 연사 연락, 세션 설명 번역. 오후에는 현장 조율, 참가자 문의 대응, 기술 지원. 저녁에는 사후 보고서 작성과 데이터 정리. 이 모든 것이 사람의 손으로만 처리되었습니다.
그런데 ChatGPT, Timely 같은 생성형 AI 플랫폼이 등장하면서 상황이 바뀌었습니다. AI 챗봇이 참가자의 90%가 묻는 질문들(행사 장소, 시간, 준비물 등)에 자동으로 답변합니다. 세션 설명은 실시간으로 여러 언어로 번역됩니다. 연사 약력은 AI가 작성하고, 행사 후 요약 보고서도 AI가 만듭니다.
"AI가 반복적이고 수동적인 업무를 맡으면서, 기획팀은 창의적인 일에 집중할 수 있게 됩니다. 참가자 경험 디자인, 새로운 세션 기획, 브랜드 스토리텔링 같은 정말 중요한 일들 말입니다."
데이터와 직관의 만남: 개인화된 경험의 시대
AI가 행사 기획에서 진정으로 빛나는 순간은 언제일까요? 바로 참가자의 데이터를 분석해 개인화된 경험을 제공할 때입니다.
예를 들어, 한 대형 마케팅 컨퍼런스가 있다고 가정해 봅시다. 참가자 A는 소셜 미디어 마케팅에 관심 있는 스타트업 대표이고, 참가자 B는 데이터 분석을 담당하는 대기업 임원입니다. 전통적인 행사라면 둘 다 같은 "마케팅 트렌드" 세션에 참석하게 됩니다. 하지만 AI는 다릅니다.
- 참가자 A에게는 "소셜 미디어 알고리즘 이해하기" 세션과 함께, 같은 관심사를 가진 스타트업 창업자 3명을 네트워킹 파트너로 제안
- 참가자 B에게는 "고급 데이터 분석 기법" 세션과 함께, 데이터 전문가와의 1:1 만남 기회 제안
결과적으로 두 참가자 모두 "나를 위해 만들어진 행사"라는 느낌을 받게 됩니다. 이것이 AI 기반 개인화의 진정한 가치입니다.
글로벌 사례: 런던의 AI & Big Data Expo Global
런던에서 열리는 AI & Big Data Expo Global은 이미 이러한 개인화 전략을 적극 활용하고 있습니다. 참가자는 등록 시 자신의 관심사, 직무, 산업을 입력하고, AI가 3일간의 행사 일정을 완전히 맞춤화합니다. 세션뿐 아니라 전시 부스, 네트워킹 라운지, 심지어 점심 시간의 테이블 배치까지도 AI가 최적화합니다.
한 참가자의 후기: "행사가 끝나고 돌아가는 길, 나는 정확히 내가 필요한 정보를 얻었고, 앞으로 함께 일할 수 있는 파트너 5명을 만났습니다. 마치 행사 전체가 나를 위해 설계된 것 같았어요."
하이브리드 이벤트의 진화: 온·오프라인의 경계를 허물다
팬데믹 이후 "하이브리드 이벤트"는 더 이상 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 하지만 온라인 참가자와 오프라인 참가자를 어떻게 같은 경험으로 만들 것인가는 여전히 도전 과제였습니다.
2025년 AI는 이 문제를 VR/AR 기술과의 결합으로 해결하고 있습니다. 서울의 한 대형 기술 컨퍼런스에서는 온라인 참가자도 VR 헤드셋을 통해 현장의 가상 라운지에 입장합니다. 그리고 AI가 실시간으로 "오프라인의 마케팅 디렉터와 온라인의 스타트업 CEO를 연결해 주세요"라고 판단하면, 양쪽이 가상 공간에서 만나게 됩니다.
여기에 블록체인 기반 티켓팅까지 더해지면, 참가자의 신원 확인과 보안이 동시에 보장됩니다. 결과적으로 온·오프라인의 경계가 완전히 사라지고, 모두가 동등한 경험을 누리게 되는 것입니다.
"하이브리드 이벤트는 더 이상 '온라인과 오프라인의 타협'이 아닙니다. AI와 첨단 기술이 만드는 새로운 형태의 경험입니다."
생성형 AI의 품질 혁신: 콘텐츠에서 스토리까지
행사 기획에서 가장 시간이 많이 걸리는 일 중 하나는 무엇일까요? 바로 홍보입니다. 포스터, 배너, 소셜 미디어 콘텐츠, 이메일 뉴스레터, 그리고 행사 후 블로그 글까지. 모든 것이 필요합니다.
전통적으로는 디자이너, 카피라이터, 영상 제작자 등 여러 사람이 몇 주에 걸쳐 이 모든 것을 만들었습니다. 하지만 생성형 AI의 품질이 2025년 대폭 향상되면서, 상황이 변했습니다.
AI가 만드는 홍보 콘텐츠
한국의 대형 행사 기획사가 최근 시도한 사례를 봅시다. "3월에 서울에서 열리는 마케팅 컨퍼런스"라는 기본 정보만 주면, AI는 다음을 자동으로 생성합니다:
- 포스터 및 배너 (여러 스타일, 여러 해상도)
- 인스타그램, 페이스북, 링크드인용 소셜 미디어 콘텐츠 (각 플랫폼 맞춤형)
- 참가자 유치용 이메일 시리즈 (3주 분량, 점진적 설득)
- 행사 후 요약 블로그 글 및 참가자 추천 콘텐츠
- 심지어 유튜브용 30초 프로모션 영상까지
과거라면 이 모든 것을 만드는 데 수십만 원과 수주의 시간이 필요했습니다. 이제는 하루 만에, 거의 비용 없이 가능합니다.
하지만 여기서 중요한 것은 AI가 만드는 효율성이 아닙니다. 진정한 가치는 기획팀이 이 시간을 절약해서 더 창의적인 일에 집중할 수 있다는 점입니다. 콘텐츠의 기본틀은 AI가 만들고, 인간은 그 위에 감정과 스토리를 더하는 것입니다.
한국 시장의 현실: 기회와 과제 사이에서
한국은 디지털 인프라가 발달하고, 스마트 기기 보급률이 높아 AI 기반 행사 도입이 빠르게 확산되고 있습니다. 2025년 2월 코엑스에서 열린 대규모 AI 컨퍼
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